Tietosuojaseloste

1. Keitä olemme ja mitä tämä seloste koskee

Aktio on verkkokaupoille ja muille yrityksille tarkoitettu kannattavuusanalytiikkapalvelu, jonka kehittää ja jota ylläpitää Genero Oy Ab (”Genero”, ”me”), suomalainen yhtiö, Y-tunnus 2387598-5, kotipaikka Risto Rytin tie 33, 00570 Helsinki.

Generolla on kaksi eri roolia, ja se, kumpi niistä pätee, riippuu siitä, kenen tiedoista on kyse:

• Rekisterinpitäjä aktio.io-sivuston kävijöiden, demoa pyytävien tai meihin yhteyttä ottavien henkilöiden sekä Aktio-käyttäjätilin haltijoiden henkilötietojen osalta. Tämä seloste kuvaa tätä käsittelyä.
• Henkilötietojen käsittelijä niiden tietojen osalta, jotka asiakkaamme tuovat Aktioon omista järjestelmistään: tilaukset, mainostilit, analytiikka sekä CRM- ja ERP-data. Asiakkaamme on näiden tietojen rekisterinpitäjä ja päättää, mitä kerätään ja miksi. Käsittelemme tietoja asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti asiakassopimuksen ja tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Kohta 5 kuvaa, mitä tämä tarkoittaa.

Jos olet Aktiota käyttävän yrityksen asiakas tai liidi, tietoihisi sovelletaan kyseisen yrityksen omaa tietosuojaselostetta. Ota yhteyttä suoraan siihen yritykseen; autamme asiakkaitamme vastaamaan tällaisiin pyyntöihin.

Generon koko konsernia koskeva tietosuojaseloste, joka kattaa Generon muut palvelut, työntekijät ja työnhakijat, on osoitteessa generogrowth.com.

2. aktio.io-sivuston kävijät

Evästeet ja suostumus

aktio.io käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita neljässä luokassa: välttämättömät, mieltymykset, tilastointi ja markkinointi. Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä; kolme muuta luokkaa otetaan käyttöön vasta, kun olet hyväksynyt ne evästeilmoituksessa. Valintasi tallennetaan ensimmäisen osapuolen evästeeseen (gds-consent) vuodeksi, ja voit muuttaa sitä milloin tahansa sivun alareunan linkistä ”Evästeasetukset”.

Tilastointi- ja markkinointitagit ladataan Google Tag Managerin kautta, ja Google Consent Mode estää analytiikka- ja mainostallennuksen, kunnes olet hyväksynyt vastaavan luokan.

Palvelin

Sivusto jaetaan Firebase Hostingista, joka on Googlen pilvipalvelu. Sivujen toimittamiseksi palveluntarjoaja käsittelee kunkin pyynnön tekniset tiedot, kuten IP-osoitteen, pyydetyn sivun ja selaimen tyypin. Emme käytä näitä tietoja kävijöiden tunnistamiseen.

Mistä vierailusi tuli

Jos saavut sivustolle kampanjalinkistä, osoitteen kampanjaparametrit (UTM) ja mainosklikkausten tunnisteet sekä viittaava sivusto säilytetään selaimesi istuntomuistissa selainistunnon ajan. Niitä ei lähetetä meille, ellet lähetä demolomaketta; silloin ne kertovat, mikä kampanja johti pyyntöön.

3. Demopyynnöt ja yhteydenotot

Kun varaat demon aktio.io-sivustolla, käsittelemme antamasi tiedot: nimesi, työsähköpostiosoitteesi ja yrityksesi sekä halutessasi puhelinnumerosi ja viestisi. Niiden mukana saamme tiedon sivusta, jolta lähetit lomakkeen, käyttämäsi kielen, edellä kuvatut kampanjaparametrit ja suostumusvalintasi.

Käytämme tietoja pyyntöösi vastaamiseen, demon järjestämiseen ja sen selvittämiseen, miten Aktio voisi palvella yritystäsi. Kerromme Aktion tuotteista, uutisista ja tapahtumista vain, jos olet pyytänyt sitä rastittamalla kohdan; voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa vastaamalla viestiin tai kirjoittamalla meille.

Pyyntö välitetään Generon omaan myyntijärjestelmään, jossa sitä käsitellään Generon tietosuojaselosteen mukaisesti. Käsittelyn oikeusperuste on pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet sekä oikeutettu etumme vastata yritysten yhteydenottoihin (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta); markkinointiviestit perustuvat suostumukseesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Kun lähetät meille sähköpostia tai soitat, käsittelemme yhteystietojasi ja keskustelun sisältöä asian hoitamiseksi.

Säilytämme demopyynnöt ja kirjeenvaihdon niin kauan kuin myyntikeskustelu ja siitä mahdollisesti syntyvä asiakassuhde edellyttävät, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan, ellei lakisääteinen velvoite edellytä pidempää säilytystä.

4. Aktio-käyttäjätilit

Aktioon kirjaudutaan Google-tilillä tai sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Käsittelemme:

• Sähköpostiosoitettasi, näyttönimeäsi ja profiilikuvaasi, jotka saamme kirjautumispalvelusta tai jotka annetaan tiliä luotaessa, tunnistaaksemme sinut ja määrittääksemme, mitkä yritystilit ja näkymät voit avata.
• Tallennettuja näkymäasetuksiasi, kuten aikavälejä, markkinoita, vertailuja ja väriteemaa, jotta sovellus näyttää samalta seuraavalla kerralla.
• Valtuutuksia, jotka annat kolmansien osapuolten alustoille (kohta 6) ja tekoälyavustajille (kohta 7).
• Käyttölokeja: kuka käyttäjä kutsui mitäkin palvelun osaa ja milloin, sähköpostiosoitteesi mukaan kirjattuna, jotta asiakastietoihin pääsy voidaan todentaa (tietosuoja-asetuksen 32 artikla). Katsomiasi tietoja ei kirjata lokiin, ja lokit sensuroidaan keskitetysti niin, etteivät tunnisteet, yhteystiedot ja vastaavat arvot päädy niihin.

Käsittelyn oikeusperuste on Generon ja yrityksesi välisen sopimuksen täytäntöönpano sekä oikeutettu etumme pitää palvelu turvallisena ja pystyä osoittamaan, kuka on käyttänyt mitäkin tietoja (6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta).

Tilin tietoja säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa ja asiakassopimus on voimassa. Kun käyttäjä poistetaan yritystililtä tai sopimus päättyy, tilin tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei lakisääteinen velvoite edellytä pidempää säilytystä. Käyttölokeja säilytetään rajatun ajan tietoturvasyistä.

5. Asiakkaidemme lukuun käsiteltävä data

Asiakkaamme yhdistävät Aktioon omia järjestelmiään: verkkokaupan (kuten WooCommerce), mainostilit (Meta, Google Ads, TikTok, LinkedIn Ads, Microsoft Ads), analytiikan (Google Analytics 4, Google Search Console), CRM- ja lomaketyökalut (HubSpot, Gravity Forms), ERP- ja projektijärjestelmät (Severa, Easoft) sekä BigQuery-tietoaineistoja. Suurin osa tästä on liiketoiminta- ja suorituskykydataa, mutta osa voi sisältää henkilötietoja asiakkaan omista asiakkaista ja liideistä, esimerkiksi tilaustietoja, CRM-kontakteja ja lomakelähetyksiä.

Aktio on rakennettu säilyttämään näistä henkilöistä mahdollisimman vähän:

• Sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita ei tallenneta tietovarastoon. Ne muunnetaan pseudonyymeiksi SHA-256-tiivisteiksi (hasheiksi), ja selväkielisinä ne ovat olemassa vain muistissa sen ajan, jonka muunnos kestää. Henkilöiden nimiä ei kirjoiteta tietovarastoon lainkaan.
• Tietovarastossa ovat hashatut tunnisteet, yritystunnisteet kuten yrityksen nimi ja ALV-numero, verkkotunnisteet kuten mainosklikkausten tunnisteet ja analytiikan asiakastunnisteet, kampanjaparametrit, CRM:n elinkaarivaiheet ja tilausten arvot. Hash on tietosuoja-asetuksen mukaan edelleen henkilötieto, ja nämä tietueet kuuluvat tarkastus- ja poistopyyntöjen piiriin.
• Asiakkaan Gravity Forms -lomakkeista välitetyt lähetykset säilytetään sellaisenaan toimituspuskurissa enintään seitsemän päivää, kunnes ne on välitetty eteenpäin ja uudelleenyritysten aikaikkuna on kulunut.
• Palvelinpuolen seuranta ja kohderyhmätoiminnot välittävät hashattuja tunnisteita ja konversiotapahtumia Metalle, Googlelle, TikTokille tai LinkedInille vain, kun asiakas on määrittänyt sen ja tietueessa on asiakkaan määrittämä suostumus. Asiakas vastaa näiden siirtojen oikeusperusteesta ja omien asiakkaidensa informoinnista.
• Google Search Consolen hakukyselyt ja SEO-avainsanadata voivat sisältää yleisön kirjoittamaa tekstiä; niitä säilytetään enintään 760 päivää.

Käsittelemme näitä tietoja vain asiakkaan tilaaman palvelun tuottamiseksi ja asiakkaan ohjeiden mukaisesti. Asiakas voi viedä datansa ulos palvelusta milloin tahansa ja pyytää sen poistamista sopimuksen päättyessä.

Jos olet asiakkaamme asiakas tai liidi ja haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä kyseiseen yritykseen. Tuemme asiakkaitamme vastaamisessa, ja meillä on työkalut tiettyyn sähköpostiosoitteeseen tai puhelinnumeroon liittyvien tietueiden löytämiseen ja poistamiseen.

6. Yhteydet Metaan, Googleen ja muihin alustoihin

Aktio lukee mainos- ja analytiikka-alustojen dataa alustojen omalla valtuutuksella (OAuth). Yritystilin hallinnointiin oikeutettu käyttäjä kirjautuu alustalle, valitsee yhdistettävät mainostilit tai ominaisuudet, ja alusta myöntää Aktiolle käyttöoikeustunnuksen (access token).

Mitä Aktio lukee ja kirjoittaa

• Meta (Facebook Login for Business, Marketing API): yritykset, mainostilit ja sivut, joihin sinulla on pääsy, jotta voit valita yhdistettävät; kampanja-, mainosjoukko- ja mainosrakenne tiloineen sekä päivittäiset kulu- ja tulosluvut; mainosten luovat sisällöt esikatselua varten; sekä konversiotoiminnot. Jos asiakas käyttää tuotesyöte- tai kohderyhmätoimintoja, Aktio myös kirjoittaa tuotetietoja yhdistettyyn katalogiin ja lataa hashattuja asiakaslistoja mukautettuihin kohderyhmiin, ja jos palvelinpuolen seuranta on määritetty, se lähettää konversiotapahtumia Conversions API:n kautta. Pyydettävät käyttöoikeudet ovat ads_read, ads_management, business_management, pages_show_list ja pages_read_engagement.
• Google (Google Ads, Google Analytics 4, Google Search Console): tilit ja ominaisuudet, joihin sinulla on pääsy; kampanjarakenne, kulut ja konversiot; analytiikkaraportit; sekä hakukyselyt, klikkaukset ja näyttökerrat sivuittain. Jos asiakas käyttää palvelinpuolen seurantaa tai kohderyhmätoimintoja, Aktio myös lataa konversioita ja hashattuja asiakaslistoja Google Adsiin.
• TikTok ja LinkedIn Ads: kampanjarakenne, kulut ja tulosluvut sekä konversiotapahtumat, jos palvelinpuolen seuranta on määritetty niille. Microsoft Ads: kampanjarakenne, kulut ja tulosluvut.

Miten tunnukset säilytetään

Käyttöoikeustunnukset säilytetään palvelinpuolella Google Cloud Secret Managerissa, eikä niitä koskaan lähetetä selaimeesi. Vain Aktion omat palvelimet käyttävät niitä lukeakseen edellä kuvatut tiedot aikataulun mukaan ja pyynnöstäsi. Aktio tallentaa myös alustan tunnisteen käyttäjällesi (Metan tapauksessa sovelluskohtaisen käyttäjätunnuksen), jotta se voi toteuttaa sovelluksen poistopyynnön.

Yhteyden katkaiseminen

Voit katkaista alustayhteyden milloin tahansa Aktio-tilisi Integraatiot-sivulla. Tallennettu tunnus poistetaan, kun mikään muu yhteys ei enää käytä sitä, ja voit valita myös yhteyden kautta tuodun datan poistamisen. Voit myös poistaa Aktion alustan omissa asetuksissa; Facebookissa kohdassa Asetukset ja yksityisyys → Asetukset → Sovellukset ja sivustot. Kun Meta ilmoittaa meille, että olet poistanut sovelluksen tai pyytänyt tietojesi poistamista, Aktio poistaa tallennetun tunnuksen ja Facebook-käyttäjääsi liittyvät yhteydet. Tietojen poistaminen -sivulla on ohjeet alustoittain.

7. Tekoälyavustajat

Asiakas voi sallia käyttäjiensä yhdistää itse valitsemansa tekoälyavustajan, kuten Clauden, asiakkaan Aktio-dataan Model Context Protocol -yhteyden (MCP) kautta. Toiminto on oletuksena pois päältä, ja vain asiakkaan omat pääkäyttäjät voivat ottaa sen käyttöön. Tämän jälkeen kukin käyttäjä yhdistää oman avustajansa ja hyväksyy suostumusnäkymän, jossa avustaja nimetään.

Tämän yhteyden kautta Aktio palauttaa raportoituja tunnuslukuja ja KPI-määritelmiä niistä tileistä, jotka käyttäjä jo näkee. Se ei palauta liiditietueita, hashattuja tunnisteita, henkilöiden nimiä eikä tilin käyttöoikeuslistojen sähköpostiosoitteita. Avustajan tarjoajan valitsevat asiakas ja sen käyttäjät, ja se toimii omilla ehdoillaan; se ei ole Generon alihankkija.

Jokainen avustajan kutsu kirjataan lokiin (työkalu, käyttäjä, asiakasohjelma, tili ja aikaväli), ja tekninen käyttötietue, joka sisältää samat tunnisteet mutta ei dataa, säilytetään 90 päivää. Käyttäjä voi poistaa avustajan käyttöoikeuden milloin tahansa Aktion asetuksissa.

8. Missä tietoja säilytetään ja kuka muu niitä käsittelee

Aktio toimii Google Cloudissa. Sovellusdata (tilit, asetukset ja BigQuery-tietovarasto) säilytetään Googlen EU-alueilla, ja palvelun palvelimet toimivat EU:ssa. Integraatioiden tunnukset säilytetään Google Cloud Secret Managerissa, joka replikoi ne Googlen alueiden välillä.

Jos vastaanottaja käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto perustuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin sekä siirron edellyttämiin täydentäviin suojatoimiin.

9. Tietoturva

Pääsy kuhunkin yritystiliin on rajattu tilille merkittyihin käyttäjiin, ja rajaus toteutetaan sekä tietokannan säännöissä että palvelimella. Alustojen tunnukset säilytetään salaisuuksien säilössä, eivätkä ne koskaan päädy selaimeen; tekoälyavustajien tunnukset tallennetaan tiivisteinä. Asiakkaiden järjestelmistä tulevat sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot pseudonymisoidaan ennen tallennusta, ja lokit sensuroidaan keskitetysti niin, etteivät salaisuudet ja yhteystiedot päädy niihin. Kaikki liikenne palveluun ja palvelusta on salattu siirron aikana.

10. Kuinka kauan tietoja säilytetään

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus tai laki edellyttää. Yhteenvetona:

• Demopyynnöt ja kirjeenvaihto: myyntikeskustelun ja siitä mahdollisesti seuraavan asiakassuhteen ajan (kohta 3).
• Tilin tiedot: niin kauan kuin tili on olemassa ja asiakassopimus on voimassa (kohta 4).
• Asiakkaan lukuun käsiteltävä data: asiakkaan ohjeiden ja asiakassopimuksen mukaisesti; poistetaan sopimuksen päättyessä asiakkaan pyynnöstä.
• Lomakelähetykset toimituspuskurissa: 7 päivää.
• Google Search Consolen kyselyt ja SEO-avainsanadata: 760 päivää.
• Tekoälyavustajien käyttötietueet: 90 päivää.
• Evästesuostumuksesi: 1 vuosi.
• Palvelin- ja käyttölokit: rajatun ajan tietoturva- ja osoitusvelvollisuussyistä.

11. Oikeutesi

Tietosuoja-asetuksen nojalla sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin, pyytää niiden oikaisemista tai poistamista, rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä, saada toimittamasi tiedot siirrettävässä muodossa sekä peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Sinulla on myös oikeus vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa.

Käytä oikeuksiasi kirjoittamalla osoitteeseen tietosuojavastaava@genero.fi. Saatamme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista. Vastaamme tietosuoja-asetuksen määräajoissa, yleensä kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi); voit myös kääntyä asuin- tai työskentelymaasi valvontaviranomaisen puoleen.

Kun kyse on tiedoista, joita Aktio käsittelee asiakkaan lukuun, osoita pyyntösi kyseiselle asiakkaalle, joka on rekisterinpitäjä.

12. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme tätä selostetta, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Ajantasainen versio on aina osoitteessa aktio.io/fi/tietosuojaseloste/, ja viimeisimmän päivityksen päivämäärä näkyy sivun yläreunassa. Olennaisista muutoksista tietojesi käyttöön ilmoitetaan tilinhaltijoille palvelussa tai sähköpostitse.

13. Yhteystiedot

Genero Oy Ab, Y-tunnus 2387598-5, Risto Rytin tie 33, 00570 Helsinki, Suomi.

Tietosuoja-asiat: tietosuojavastaava@genero.fi. Aktio yleisesti: aktio@genero.fi.